Updated: 01/11/2018
Selon le rapport le plus récent de Deloitte en termes de tendances RH en 2018, l’une des méta-tendances de la fonction RH est la croissance durable du changement technologique. Il a un impact sans précédant sur la société puisqu’il a bouleversé totalement le marché du travail. La révolution numérique aboutie à la création de nouveaux emplois mais permet aussi à des machines de remplacer certaines positions. Ce qui est certain, c’est le fait qu’elle permet de disposer d’un avantage concurrentiel, et de créer plus d’efficacité et d’opportunité d’affaires pour les entreprises.
Dans ce cadre, la gestion des ressources humaines est au cœur de la révolution à travers l’implémentation du SIRH autours de tous les processus. Grâce au déploiement du SIRH, la gestion des ressources humaines n’est plus considérée comme une fonction administrative qui n’apporte aucunes valeurs au business. Un SIRH permet d’augmenter l’efficacité de la fonction RH en réduisant les coûts opérationnels, en standardisant et harmonisant les processus, en facilitant la communication... C’est pourquoi les entreprises ont tendance de dématérialiser les processus RH de plus en plus pour retenir leur puissance dans le marché de la main-d’œuvre.
Donc, comment mettre en place un projet SIRH ? Quelles sont les étapes à suivre pour assurer la réussite du projet SIRH ?
Phase 1 : Cadrage du projet SIRH.
En amont de la mise en place d’un projet SIRH, il est primordial de cadrer votre projet car il conditionne sa bonne implémentation. C’est-à-dire qu’il faut définir les objectifs, les ressources et les moyens nécessaires, ainsi que recueillir les besoins, analyser les risques, les enjeux et les défis pour obtenir une vue globale de ce que sera mis en place.
Pour cadrer votre projet, vous devez :
1. Etudier l’existant. Parce que la mise en œuvre d’un projet SIRH nécessite un fort investissement en termes de coût, de temps, de ressources, avec un impact imprévu sur l’organisation. Dans ce cadre, il est essentiel d’établir un état de lieux de la situation actuelle pour bien définir les besoins de SIRH. L’analyse de l’état des lieux, accompagné d’une cartographie des processus RH existants, peuvent donner une vision globale de la situation. Ce qui permettra à l’entreprise d’étudier en détails le contexte, les enjeux, les défis, les outils existants l’ensemble des processus à traiter pour une décision précise.
La dimension du SIRH peut être trouvée dans la liste, ici : https://www.appvizer.fr/ressources-humaines/systeme-dinformation-rh-sirh
Recueillir des besoins, définir le périmètre et les outils : Ensuite, il est important de préciser le périmètre du projet en termes de produits, fonctionnalités, technologie, géographie, les types d’outils, ainsi que le degré d’externalisation.
Analyser les solutions du marché : Il y a une diversité de choix de SIRH sur le marché pour répondre aux besoins de chaque processus RH. C’est-à-dire qu’il est très difficile de choisir le meilleur compromis en termes de qualité, correspondance et harmonisation des outils existants et de coûts. Les éditeurs les plus connus en mode cloud (Saas) dans la marché SIRH en France sont Successfactors, Oracle, Workday, Talentsoft, Cornerstone.
Le site : http://www.monsirh.com/liste_sirh.php peut permettre à l’entreprise de comparer les fonctionnalités des différents logiciels RH du marché
Répondre aux obligations légales :
Depuis le GPDR ou RGPD (règlement général sur la protection des données personnelles), entré en vigueur le 25 Mai 2018, les entreprises et les sous-traitants doivent désormais prendre en compte les exigences vis-à-vis du traitement, de l’utilisation et de la sécurité des données personnelles des citoyens et ressortissants européens. C’est l’obligation la plus stricte pour le moment qui peut coûter aux entreprises jusqu’à 20 millions euro ou 4% du chiffre d’affaires mondial, ainsi que des dommages pour les acteurs concernés en cas d’échec en conformité. Parce que les principes du GDPR englobent la protection des données personnelles dès la conception du produit dans le système d’information. Il est indispensable de prendre en compte les tenants et les aboutissants de données traitantes pour choisir un bon éditeur qui est capable de répondre correctement aux exigences du GDPR.
CNIL, la commission nationale de l’informatique et des libertés, est une autorité administrative indépendante française qui prend en charge ce que l’informatique reste au service du citoyen en conformité à la loi 78-17 du 6 janvier 1978. Cette loi constitue la protection des données personnelles traitées en France et permet au CNIL de contrôler sur place et de sanctionner en cas de non respect. Donc, l’entreprise doit déclarer à la CNIL toute forme de traitement automatisé des données personnelles avant le déroulement du projet.
IRP, (l’ensemble des instances représentatives du personnel). Auprès du code du travail, c’est obligatoire d’informer et consulter les IRP pour leur approbation puisque les collaborateurs vont subir un véritable changement concernant leur condition du travail. Dans ce cadre, l’entreprise est exigée d’organiser au moins deux réunions pour recueillir l’avis et obtenir l’adhésion des IRP.
Phase 2: Préparation
Après avoir bien défini les besoins, l’entreprise doit désormais choisir le bon éditeur et la bonne solution. Afin de sélectionner un bon prestataire, il y a certaines démarches à suivre pour augmenter les chances d’avoir une solution correspondant le mieux à vos attentes.
1.Rédiger un cahier des charges :
Un cahier des charges est un résumé de l’étape « Cadrage du projet ». C’est-à-dire, il traite toutes les informations recueillies dans la première phase du projet tel que :
- L’existant : un over-view de l’entreprise (secteur d’activité, effectifs, culture, chart,), de la fonction RH et les processus existants.
- Les enjeux et les livrables : une synthèse de les résultats attendues de la solution, les différents enjeux
- Le périmètre général : il faut spécifier l’ensemble des exigences en termes d’obligations légales, degré technique, mode financier, périmètre fonctionnel et la chronologie du projet.
- Le périmètre fonctionnel : ce chapitre dans le cahier des charges met en exergue les processus RH qui vont être dématérialisés.
La rédaction du cahier des charges est une étape très importante parce qu’il formalise tous les besoins et les attentes de l’entreprise et qu’il servira comme une « bible » pour l’entreprise afin de comparer et considérer les différente offres. De plus, il conditionnera le fait que les éditeurs puissent répondre précisément aux besoins de l’entreprise.
2. Identifier différent éditeurs et faire l’appel d’offre
Pour choisir un bon éditeur, il faut d’abord contacter différents éditeurs et les consulter « en entonnoir ». C’es-à-dire que dans un premier temps, un grand nombre d’éditeurs sont contactés afin de vérifier l’analyse du marché réalisé dans la phase Cadrage et recueillir des informations générales. Ensuite, la liste est réduite à 3 ou 5 éditeurs présélectionnés auxquelles le cahier des charges sera envoyé. La décision finale est prise après la procédure « appel d’offre », qui vise à mettre en concurrence les prestataires contactés. L’entreprise va sélectionner un éditeur qui peut répondre au meilleur choix en termes de coût, fonctionnalité et besoins suite à une soutenance orale de 2 ou 3 éditeurs préalablement short listés.
Phase 3 : L’implémentation du projet
Après les deux phases de cadrage et de préparation, le projet peut de plus en plus prendre forme et devenir plus concret pour l’implémentation. Les étapes pour gérer au mieux un projet SIRH peuvent être divisées en trois parties majeures.
1. L’implémentation
Premièrement, le démarrage du projet (kick-off) commence par une réunion de tous les acteurs du comité de pilotage pour lancer le projet. Pendant la réunion, certains éléments sont pris en compte tel que la présentation de l’équipe, la chronologie du projet (time line), le plan d’actions, l’identification des risques et les délivrables. Le but de ce kick-off est de repréciser les points clés, renforcer l’esprit d’équipe afin que tout le monde soit concentré sur les critères de réussite.
Deuxièmement, le projet avance par l’analyse de la solution et ses fonctionnalités qui sera fait à travers des ateliers avec la présence des chefs de projets des RH et consultants. Les ateliers sont établis pour donner les tenants et les aboutissants de la solution et analyser les besoins du client. Il faut également définir le délai, le budget, les ressources et les contraintes prévus. L’analyse est ensuite délivrée via un document et envoyé au client pour validation.
Troisièmement, l’éditeur peut effectuer les développements fonctionnels selon les spécifications validées par le client. Simultanément, le client doit traiter les données, les envoyer à l’éditeur pour les importer dans le système.
Quatrièmement, les utilisateurs RH sont assistés par les chefs de projets côté éditeurs afin de tester la solution et vérifier la conformité de la personnalisation durant la phase de paramétrage. Pendant cette étape, le projet peut être réajusté selon des demandes complémentaires des utilisateurs et tous les bugs sont fixés pour assurer le flux et la solution.
Finalement, le lancement de la solution est décidé par la réunion GO-NOGO. La communication aux utilisateurs, le time-line de déploiement destiné au pays, divisions sont également déterminé.
2. Conduite et accompagnement du changement.
Le déploiement du SIRH au sein de l’entreprise a un gros impact opérationnelle et émotionnels sur les acteurs prenants. Les gens résistent effectivement au changement parce qu’ils en ont peur. C’est important de connaître la définition et les principes du changement pour y parvenir plus facilement.
Le Dr Kotter, professeur de Harvard Business School défini 8 étapes pour conduire à ce changement.
Plus d’information peut être trouvée ici :
3. La phase post-projet ou PPR (Post projet review)
Après que le projet est bien mis en place, c’est le moment de réunir tous les équipe pour résumer et évaluer la gestion du projet. Le but de la réunion est de définir et apprendre les bonnes pratiques, voire les tâches absentes, féliciter et reconnaître les efforts de tout le monde et réviser les retours de l’équipe (feedback).
Une fois le SIRH implémenté, c’est important de maintenir la solution, mettre à jour les nouvelles versions, modifier les fonctionnalités si nécessaires. Autrement dit, le processus d’amélioration du logiciel continue après la finalisation du projet par les feedbacks des utilisateurs et la mise à jour de l’éditeur.
https://www.manager-go.com/le-mag/le-mag-43-la-gestion-du-changement/manager-le-changement/
Références :
https://www.manager-go.com/gestion-de-projet/cadrage.htm
https://www.journaldunet.com/solutions/intranet-extranet/sirh/
https://www.piloter.org/projet/bonnes-pratiques/demarche-entrepreneur.htm
https://www.kotterinc.com/8-steps-process-for-leading-change/
https://www.manager-go.com/le-mag/le-mag-43-la-gestion-du-changement/manager-le-changement/